Vorfälle können auf drei unterschiedliche Weisen gemeldet werden:
Als Administrator oder Manager im Administrationsbereich.
Über einen Quick-Link.
Über die App. In einem weiteren Artikel wird erklärt, wie man einen Vorfall über die App melden kann.
Vorlagen
Wenn es um die Vorfallverwaltung geht, kannst du auch deine eigenen Vorlagen für deine Vorfälle einrichten. Hier findest du einige Felder und Optionen, die du unbedingt haben solltest:
Kategorien - hier kannst du unterschiedliche Kategorien auswählen, je nachdem, welche du unter Unternehmenseinstellungen eingegeben hast, z.B. Arbeitsumgebung oder Gesundheit & Sicherheit.
Webseite & Abteilung - hier kannst du auswählen, an welchen Webseiten diese Vorlage verwendet werden kann.
Vorlage deaktivieren - hier kannst du die Vorlage deaktivieren, ohne diese löschen zu müssen.
Anonyme Berichterstattung zulassen - diese Option kann aktiviert werden, wenn du den Benutzern ermöglichen möchtest, anonym zu berichten.
Vorfallmanager zum Weiterleiten des Vorfalls an den nächsten Schritt auffordern - diese Funktion ist sinnvoll, wenn man sicherstellen will, dass jemand die Verantwortung für den Vorfall übernimmt.
Innerhalb der Vorlage:
Bericht - Der erste Schritt für denjenigen, der einen Vorfall meldet, besteht darin, den Titel und das Datum des Vorfalls einzugeben. Zudem kannst du andere Felder in der Vorlage bearbeiten, die du gerne aufnehmen möchtest.
Fertigstellung - eine zuständige Person kann hier den Fall fertigstellen.
Risiko & Untersuchung - in diesem Schritt kann man eine Risikobewertung mit unterschiedlichen Komponenten vornehmen.
Berichtigung: In diesem Schritt wird sichergestellt, dass die mit dem Vorfall implementierten Berichtigungen eingegeben werden.
Weiterverfolgung - Dieser Schritt dient dazu, sowohl der Person, die den Fall gemeldet hat, als auch den Beteiligten ein Feedback zu geben.
Administrationsbereiche
Im linken Menü auf Vorfälle und dann oben rechts auf Neuer Bericht klicken. Du kannst hier die Vorlage, den Arbeitsplatz und die Kategorie auswählen und auf Start klicken. Anschließend kannst du den Vorfall ausfüllen und mit einem Klick auf Bericht übermitteln.
Quick-Link
Es besteht auch die Möglichkeit, Vorfälle über einen Quick Link zu melden. Ein Quick-Link kann z. B. im Intranet des Unternehmens veröffentlicht werden, sodass die Benutzer des Unternehmens leicht darauf zugreifen können. Jede Vorlage hat eine eindeutige Linkadresse, die du finden kannst, indem du im linken Menü auf Vorlagen klickst, den Mauszeiger über eine einzelne Vorlage hältst und auf Einstellungen klickst. Du kannst den Link kopieren und ihn an jeder beliebigen Stelle verwenden.
Wenn du den Link verwendest, wird eine bestimmte Vorlage aufgerufen und du bleibst immer anonym, wenn du einen Vorfall über den Quick-Link meldest.
Falls du Quick-links zu mehreren verschiedenen Vorlagen anbieten möchtest, musst du gesonderte Links zu diesen kopieren und weitergeben.